Các gói phần mềm theo quy mô phòng khám & dịch vụ đi kèm

Các gói phần mềm theo quy mô phòng khám & dịch vụ đi kèm cần được lựa chọn dựa trên số tài khoản sử dụng, dung lượng lưu trữ, độ phức tạp nghiệp vụ và nhu cầu mở rộng. Theo bảng giá đang công bố, tClinic có ba lựa chọn gồm Gói cơ bản, Gói tiêu chuẩn và Gói nâng cao. 

Vì sao phải chọn gói phần mềm theo quy mô phòng khám?

Quy mô phòng khám không chỉ được đo bằng số bác sĩ. Một cơ sở có ít bác sĩ nhưng có lễ tân, điều dưỡng, thu ngân, dược và quản lý cùng sử dụng hệ thống vẫn cần nhiều tài khoản và phân quyền rõ ràng. Ngược lại, một phòng khám nhỏ có quy trình đơn giản có thể chưa cần ngay các chức năng mở rộng.

Việc chọn gói theo nhu cầu thực giúp phòng khám cân bằng ba yếu tố:

• Đủ khả năng vận hành: Nhân sự có tài khoản và quyền truy cập phù hợp với công việc.
• Đủ khả năng lưu trữ: Hồ sơ, kết quả cận lâm sàng, hình ảnh và tài liệu không sớm vượt giới hạn dung lượng.
• Đủ khả năng mở rộng: Phần mềm có thể bổ sung báo cáo, quy trình hoặc tích hợp khi phòng khám tăng quy mô.

Nếu chọn gói thấp hơn nhu cầu, nhân viên có thể phải dùng chung tài khoản, làm giảm khả năng truy vết thao tác. Nếu chọn gói quá cao ngay từ đầu, phòng khám có thể trả cho những chức năng chưa sử dụng. Vì vậy, bước quan trọng nhất là mô tả đúng quy trình trước khi hỏi giá.

Bảng so sánh các gói phần mềm theo quy mô phòng khám

Những nhận định về quy mô phù hợp là gợi ý lựa chọn dựa trên giới hạn tài khoản và phạm vi chức năng, không thay thế khảo sát hoặc báo giá chính thức.

Phòng khám không nên tự hiểu là chắc chắn không được hỗ trợ; hãy yêu cầu tClinic xác nhận bằng báo giá hoặc phụ lục phạm vi công việc.

Gói cơ bản: Phù hợp khi quy trình gọn và cần tối đa 3 tài khoản

Gói cơ bản có 3 tài khoản và 50GB dung lượng. Website quản lý phòng khám trong gói này được công bố có các nghiệp vụ như đặt lịch, đăng ký và khám từ xa, quản lý gói khám, chẩn đoán – kê đơn, lưu hình ảnh và file kết quả, hóa đơn – thu chi, báo cáo, phân quyền và lịch làm việc bác sĩ.

Gói cũng liệt kê ứng dụng cho bệnh nhân với khả năng đặt lịch, xem lịch sử khám, nhận thông báo tái khám hoặc nhắc uống thuốc và gửi câu hỏi tư vấn. Hỗ trợ chăm sóc khách hàng 24/7 cùng hướng dẫn nghiệp vụ online được công bố là dịch vụ đi kèm.

Gói cơ bản đáng cân nhắc khi phòng khám có ít vai trò trực tiếp thao tác và chưa cần quản lý kho. Trước khi chọn, cần lập danh sách chính xác ai phải đăng nhập; không nên tính ba tài khoản tương đương ba nhân viên nếu một nhân sự cần nhiều vai trò hoặc nhiều ca làm việc có yêu cầu riêng.

Gói tiêu chuẩn: Thêm tài khoản, dung lượng và nghiệp vụ mở rộng

Gói tiêu chuẩn tăng giới hạn lên 10 tài khoản và 150GB. Ngoài nhóm chức năng cốt lõi, trang giá còn liệt kê quản lý kho, chương trình khuyến mại và khám sức khỏe theo hợp đồng. Đây là các nghiệp vụ thường trở nên cần thiết khi phòng khám có nhiều bộ phận hoặc danh mục dịch vụ đa dạng hơn.

Ứng dụng dành cho bác sĩ trong gói này được công bố hỗ trợ quản lý lịch cá nhân, khám từ xa, quản lý gói dịch vụ và lịch hẹn, tư vấn bệnh nhân, truy cập hồ sơ bệnh án và nhận thông báo. Gói cũng cho phép thêm mẫu báo cáo theo yêu cầu đơn vị, đồng thời có hỗ trợ 24/7 và hướng dẫn nghiệp vụ online.

Phòng khám nên xem xét Gói tiêu chuẩn khi số người cần tài khoản không vượt quá 10 và 150GB đủ cho kỳ sử dụng dự kiến. Nếu thường xuyên lưu ảnh chẩn đoán hoặc file có dung lượng lớn, cần yêu cầu tClinic ước tính tốc độ tăng dữ liệu trước khi ký hợp đồng.

Gói nâng cao: Dành cho nhiều tài khoản và quy trình cần tùy chỉnh

Gói nâng cao được công bố không giới hạn số tài khoản; dung lượng lưu trữ ở trạng thái “Liên hệ”. Bên cạnh các nghiệp vụ của Gói tiêu chuẩn, gói này bổ sung quản lý và chăm sóc sức khỏe liên tục từ xa, trợ lý ảo AI cho nhân viên cùng khả năng tùy chỉnh theo yêu cầu nghiệp vụ.

Ứng dụng bệnh nhân có thêm thanh toán chi phí khám chữa bệnh online, chăm sóc sức khỏe liên tục từ xa và trợ lý AI tương tác hỏi đáp. Ứng dụng bác sĩ bổ sung thống kê doanh thu và chức năng chăm sóc sức khỏe từ xa. Dịch vụ hướng dẫn nghiệp vụ được công bố gồm cả online và offline.

Đây là lựa chọn nên được khảo sát kỹ thay vì mua chỉ vì nhãn “nâng cao”. Phòng khám cần mô tả từng yêu cầu tùy chỉnh, tiêu chí nghiệm thu, tiến độ và chi phí trong báo giá. Với cơ sở nhiều chi nhánh, cũng nên yêu cầu trình diễn cách phân tách dữ liệu từng cơ sở, tổng hợp báo cáo và phân quyền quản lý, bởi các nội dung này chưa được mô tả chi tiết trên bảng giá công khai.

Chọn gói nào cho từng quy mô phòng khám?

Không có một ngưỡng bệnh nhân chung áp dụng cho mọi chuyên khoa. Hồ sơ khám tổng quát chủ yếu là dữ liệu văn bản sẽ tiêu thụ dung lượng khác với cơ sở lưu nhiều ảnh siêu âm, nội soi hoặc chẩn đoán hình ảnh. Vì vậy, nên chọn gói theo tải vận hành thực tế.

Phòng khám nhỏ hoặc bác sĩ mở phòng mạch riêng

Gói cơ bản có thể phù hợp nếu phòng khám chỉ cần tối đa 3 tài khoản, quy trình thu gọn và 50GB đáp ứng đủ nhu cầu lưu trữ. Nhóm này vẫn có thể sử dụng các nghiệp vụ cốt lõi từ đặt lịch đến chẩn đoán, kê đơn, thu chi và báo cáo.

Trước khi quyết định, hãy kiểm tra có cần tài khoản riêng cho bác sĩ, lễ tân và thu ngân hay không. Nếu có thêm kho thuốc, nhiều người dùng hoặc nhu cầu báo cáo riêng, Gói tiêu chuẩn có thể hợp lý hơn dù số bác sĩ không nhiều.

Phòng khám chuyên khoa hoặc đa khoa quy mô vừa

Gói tiêu chuẩn phù hợp hơn khi cơ sở cần tối đa 10 tài khoản, quản lý kho hoặc quản lý chương trình khuyến mại. Khả năng thêm mẫu báo cáo theo yêu cầu cũng hữu ích khi ban quản lý cần theo dõi chỉ số riêng của phòng khám.

Tuy nhiên, 10 tài khoản là giới hạn cần đối chiếu với toàn bộ vai trò sử dụng, không chỉ bác sĩ. Hãy tính cả quản lý, lễ tân, điều dưỡng, kỹ thuật viên, dược, thu ngân và kế toán nếu họ cần thao tác trực tiếp trên hệ thống.

Phòng khám lớn, chuỗi cơ sở hoặc mô hình có nghiệp vụ riêng

Gói nâng cao phù hợp hơn về mặt năng lực khi phòng khám cần số tài khoản lớn, quy trình tùy chỉnh hoặc dịch vụ chăm sóc sức khỏe liên tục từ xa. Việc không giới hạn tài khoản giúp cơ sở tránh phải thu hẹp số người dùng chỉ để khớp với gói.

Riêng mô hình chuỗi, phòng khám cần yêu cầu demo trên kịch bản nhiều cơ sở trước khi lựa chọn. Các nội dung cần kiểm tra gồm phân quyền theo chi nhánh, danh mục dùng chung, báo cáo hợp nhất, điều chuyển kho và quyền truy cập hồ sơ giữa các cơ sở. Chỉ đưa hạng mục vào phạm vi mua khi đã có xác nhận cụ thể.

Dịch vụ nào được công bố đi kèm từng gói?

Khi đánh giá các gói phần mềm theo quy mô phòng khám, cần tách biệt chức năng phần mềm và dịch vụ triển khai, bởi một bên cho biết hệ thống làm được gì, còn bên kia thể hiện cách nhà cung cấp hỗ trợ phòng khám đưa hệ thống vào vận hành.

• Hỗ trợ chăm sóc khách hàng 24/7: Cả ba gói đều công bố hỗ trợ 24/7. Phòng khám nên xác nhận thêm kênh tiếp nhận, thời gian phản hồi, mức độ ưu tiên và quy trình xử lý sự cố nghiêm trọng trong hợp đồng. Hỗ trợ 24/7 cũng không đồng nghĩa mọi yêu cầu được xử lý ngay hoặc tùy chỉnh đều miễn phí.
• Hướng dẫn nghiệp vụ online hoặc offline: Gói cơ bản và Gói tiêu chuẩn có hướng dẫn nghiệp vụ online, trong khi Gói nâng cao hỗ trợ cả online và offline. Phòng khám có nhiều bộ phận cần đào tạo trực tiếp nên ưu tiên làm rõ số buổi, số người tham gia, tài liệu, đào tạo lại và phạm vi hỗ trợ sau triển khai.
• Báo cáo theo yêu cầu và tùy chỉnh nghiệp vụ: Gói tiêu chuẩn và Gói nâng cao đều công bố khả năng thêm mẫu báo cáo theo yêu cầu. Riêng Gói nâng cao có thêm khả năng tùy chỉnh theo nghiệp vụ. Khi đăng ký, nên thống nhất mẫu báo cáo, nguồn dữ liệu, công thức tính, thời gian thực hiện, chi phí và tiêu chí nghiệm thu.
• Hệ sinh thái web và ứng dụng di động: tClinic công bố hệ thống gồm website quản lý, ứng dụng tClinic Doctor dành cho bác sĩ và tClinic Patient dành cho bệnh nhân. Phạm vi chức năng thay đổi theo từng gói, đặc biệt ở ứng dụng bác sĩ và các tính năng chăm sóc từ xa.
• Kiểm tra luồng vận hành thực tế: Trước khi lựa chọn, phòng khám nên thử toàn bộ quy trình từ bệnh nhân đặt lịch, lễ tân tiếp nhận, bác sĩ khám, thu ngân thanh toán đến bệnh nhân xem kết quả. Gói phù hợp là gói giúp các vai trò hoàn thành liền mạch quy trình mà phòng khám đang sử dụng.

Những hạng mục cần hỏi rõ vì chưa có giá công khai

Bảng giá hiện công bố tính năng và giới hạn chính nhưng không nêu số tiền. Để biết tổng chi phí thực tế, phòng khám nên yêu cầu một báo giá có thể đối chiếu từng hạng mục sau:

• Phí sử dụng phần mềm: Chu kỳ thanh toán, thời hạn gói, số tài khoản và điều kiện gia hạn.
• Phí khảo sát và khởi tạo: Cấu hình cơ sở, chuyên khoa, danh mục dịch vụ, thuốc, vật tư và người dùng.
• Phí chuyển đổi dữ liệu: Khối lượng dữ liệu, định dạng nguồn, quy tắc làm sạch, kiểm tra trùng và trách nhiệm nghiệm thu.
• Phí tích hợp: Hóa đơn điện tử, chữ ký số, phần mềm kế toán, Zalo OA, LIS, PACS hoặc máy chẩn đoán hình ảnh. tClinic công bố khả năng tích hợp với các hệ thống này, nhưng phạm vi và chi phí cần xác nhận theo cấu hình thực tế.
• Phí tùy chỉnh: Biểu mẫu chuyên khoa, quy trình phê duyệt, báo cáo, phân quyền hoặc giao diện theo yêu cầu.
• Phí lưu trữ vượt gói: Đơn giá mở rộng dung lượng, cách cảnh báo khi gần đầy và chính sách lưu trữ dữ liệu cũ.
• Phí tin nhắn và dịch vụ bên thứ ba: SMS, Zalo, hóa đơn điện tử, chữ ký số hoặc các dịch vụ tính phí theo lượt.
• Phí đào tạo bổ sung: Đào tạo lại cho nhân sự mới, đào tạo trực tiếp, chi phí đi lại hoặc hỗ trợ ngoài phạm vi ban đầu.
• Phí bảo trì và nâng cấp: Những cập nhật được bao gồm, hạng mục tính phí riêng và cách thông báo thay đổi.
• Chi phí kết thúc dịch vụ: Cách xuất dữ liệu, định dạng bàn giao, thời gian hỗ trợ và phí phát sinh nếu có.

Không nên coi các khoản trên chắc chắn có thu phí. Đây là danh sách cần xác nhận để báo giá minh bạch và đủ căn cứ so sánh.

Cách tính tổng chi phí sở hữu thay vì chỉ nhìn giá gói

Giá gói chỉ là một phần của ngân sách. Phòng khám nên so sánh tổng chi phí sở hữu trong cùng một khoảng thời gian, chẳng hạn 3 năm, để tránh chọn phương án có phí ban đầu thấp nhưng phát sinh nhiều chi phí vận hành.

Tổng chi phí sở hữu = phí phần mềm + phí khởi tạo + chuyển dữ liệu + tích hợp + tùy chỉnh + lưu trữ mở rộng + dịch vụ bên thứ ba + đào tạo bổ sung + hỗ trợ phát sinh – ưu đãi được xác nhận.

Đây là công thức quản trị để phòng khám tự lập dự toán, không phải cấu trúc giá tClinic đã công bố. Khi so sánh, cần dùng cùng số tài khoản, dung lượng, số cơ sở, thiết bị tích hợp và mức hỗ trợ để kết quả không bị lệch.

Ngoài tiền, hãy tính cả thời gian của nhân viên dành cho nhập lại dữ liệu, học hệ thống và xử lý gián đoạn. Một phương án có triển khai rõ ràng và ít thao tác thủ công có thể tạo tổng chi phí vận hành tốt hơn dù phí phần mềm không thấp nhất.

Quy trình 6 bước chọn gói phù hợp và tránh mua thừa

Quy trình dưới đây giúp phòng khám chuyển từ nhu cầu vận hành sang một báo giá có thể kiểm tra và nghiệm thu.

• Lập danh sách người dùng: Ghi rõ bác sĩ, lễ tân, điều dưỡng, kỹ thuật viên, dược, thu ngân, kế toán và quản lý cần tài khoản.
• Vẽ luồng khám thực tế: Mô tả từ đặt lịch, tiếp đón, khám, chỉ định, trả kết quả, kê đơn, thanh toán đến nhắc tái khám.
• Ước tính dữ liệu: Thống kê số hồ sơ mới mỗi tháng, loại file, dung lượng ảnh và thời gian cần lưu trữ.
• Liệt kê hệ thống cần kết nối: Ghi rõ đơn vị hóa đơn, chữ ký số, phần mềm kế toán, LIS, PACS và model thiết bị đang sử dụng.
• Yêu cầu demo theo kịch bản: Dùng một ca khám giả lập để kiểm tra toàn bộ vai trò, phân quyền, báo cáo và xử lý tình huống lỗi.
• Chốt phạm vi bằng văn bản: Đối chiếu tính năng, dịch vụ, tiến độ, chi phí, tiêu chí nghiệm thu, hỗ trợ và phương án xuất dữ liệu.

Nếu nhu cầu nằm giữa hai gói, hãy so sánh chi phí nâng cấp sau này với chi phí mua gói cao hơn ngay từ đầu. Quyết định nên dựa trên kế hoạch 12–36 tháng thay vì chỉ tình trạng hiện tại.

Tiêu chí nghiệm thu dịch vụ đi kèm

Một dự án phần mềm chỉ hoàn thành khi phòng khám có thể vận hành đúng quy trình, không phải khi tài khoản đã được tạo. Biên bản nghiệm thu nên bao gồm:

• Đủ tài khoản, vai trò và quyền truy cập đã thống nhất.
• Danh mục bác sĩ, dịch vụ, thuốc, vật tư và biểu mẫu được cấu hình đúng.
• Dữ liệu chuyển đổi đủ số lượng, đúng trường và được kiểm tra mẫu.
• Các kết nối đã truyền nhận thành công trên kịch bản thực tế.
• Báo cáo đối chiếu đúng dữ liệu nguồn và công thức đã duyệt.
• Nhân sự chủ chốt hoàn thành đào tạo và xử lý được quy trình thường gặp.
• Quy trình sao lưu, hỗ trợ, thông báo sự cố và xuất dữ liệu được bàn giao.

Với dữ liệu sức khỏe, phòng khám cũng nên rà soát cơ chế phân quyền, nhật ký truy cập, thời hạn lưu trữ và quy trình xử lý yêu cầu dữ liệu. Chính sách bảo mật tClinic cho biết dữ liệu khám chữa bệnh, hồ sơ y tế, hình ảnh và tài liệu liên quan được lưu theo thời hạn pháp luật hoặc thời gian cần thiết để cung cấp dịch vụ y tế.

Kết luận

Lựa chọn các gói phần mềm theo quy mô phòng khám & dịch vụ đi kèm nên bắt đầu từ quy trình, người dùng, dữ liệu và nhu cầu tích hợp. Gói cơ bản của tClinic có 3 tài khoản và 50GB; Gói tiêu chuẩn có 10 tài khoản, 150GB cùng các nghiệp vụ mở rộng; Gói nâng cao không giới hạn tài khoản, hỗ trợ tùy chỉnh và hướng dẫn online lẫn offline.

Liên hệ tClinic để được khảo sát nhu cầu, trình diễn quy trình và nhận báo giá theo quy mô phòng khám.